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外包服務


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一、系統概述:

隨著 WTO 的加入,各行各業的競爭將日益激烈,業務流程處理是否準確、快速成為企事業核心競爭力的關鍵,與此同時還要預防相應的經營風險。逐漸的企業將一些重復性的非核心或核心業務流程外包給供應商,以降低成本,同時提高服務質量,這就是業務流程外包(Business Process Outsourcing,BPO)。BPO檔案數字化加工已成為近年來檔案電子化處理流程的發展方向。檔案電子化工作的目標是將紙質文書檔案通過專業掃描加工轉化為電子數據,對電子數據進行瀏覽查閱,同時對紙質檔案進行規范化管理,形成電子化庫房管理,電子化信息共享。



二、業務流程:

1、檔案交接

甲乙雙方共同到現場完成檔案資料的逐卷或逐份清點裝箱工作,清點完畢后由雙方負責人在檔案清單上簽字后生效;清點交接工作必須認真仔細,逐筆核對,不允許出現任何差錯。

乙方提取資料后立即移交數據給加工中心庫房,并由乙方庫房管理人員按照檔案清單進行核對,簽字后完成檔案資料的入庫,將檔案資料分類上架、建立加工批次。

2、檔案整理

按照加工批次的順序從庫房調卷,同時對所領批次做資料清點,核對無誤后調卷出庫,對所調檔案進行整理。

3、檔案修復

調取需要恢復的檔案,并按照相關要求,將檔案整理環節中未修復的由于年代久遠導致破損的文件托裱修復,更換目錄報表及卷皮根據甲方實際要求更換。檔案恢復完畢后提交檔案交接處入庫。 4、檔案掃描

4、檔案掃描

獲取待掃描檔案,按照原件紙質、清晰度、色調選擇使用不同速率的掃描儀(高速、低速、平板)和掃描方式(黑白、彩色、灰度)對原件加工掃描。完成原件掃描后將檔案交給掃描質檢一校,進入下一批次任務。掃描后的文件歸檔裝盒入庫。

5、掃描校對

校對的任務分成二部分,一是對掃描圖像質量處理;二是核對文件有漏掃、錯掃部分給補掃,對于錯誤的掃描文件順序及文件命名給與糾正。

6、錄入掛接

獲取掃描校對完畢后的檔案,通過程序將掃描文件建立索引信息,對掃描文件進行按類按件處理,錄入后的文件必須與案卷中的文件順序一致。它文件材料按照"遵循文件的形成規律,保持文件之間有機聯系"的原則進行排列。

7、錄入校對

目的對著錄數據、掃描文件質量、錄入的正確率做最后一次檢查,要求必須對照檔案逐一排查,確保以上三項指標的質量與正確性。

8、檔案查詢

檔案掃描成電子檔案后即可對其進行查詢,輸入一些基本查詢條件,獲取到與之對應的影像文件,如果該批檔案已錄入完成,可以查詢出數據信息。

9、質量抽檢

由乙方項目主管與工位組長共同協作構成質量監控,監控并抽檢已經完成的工序質量。各組組長分別定期抽檢本組完成任務的質量情況,并協助項目主管對最終加工結果組織抽檢。甲乙雙方項目管理人員主要對最終加工結果進行抽檢。

10、數據統計及報表打印

統計已經完成的成果信息,并生成數據統計報表。統計內容為不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條目(案卷、卷內)、掃描頁數、圖像大小(MB)、圖像色度信息等。

打印加工完畢并質檢合格批次的檔案卷目錄、件目錄等所需報表。

11、數據光盤制作

將所有待進行批量上載的數據進行硬盤備份,光盤備份完畢后制作光盤備份清單,將光盤和光盤備份清單一并移交光盤備份檢查處進行刻錄質量檢查。

12、光盤檢查

檢查已經刻錄好的光盤可讀性及數據格式命名等是否達到標準要求。

13、檔案歸還及數據光盤提交

乙方將抽檢通過的檔案資料批次按要求裝箱,按照原始檔案清單進行核對,核對無誤后簽字確認,移交給甲方。

14、數字化驗收

數字化后由甲方整體驗收包括檔案整理、目錄錄入的準確率、文件掃描質量、掛接的正確率、破損文件的托裱修復、移交數據的完整性、檔案實體的完整性等內容。如驗收不合格則由乙方無條件返工重做。



北京維斯得凱信息技術有限公司-柯達高速掃描儀總代理

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